INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER
POTENZIALI CLIENTI, CLIENTI E FORNITORI
ai sensi dell’Art. 13 del Regolamento UE 2016/679
PREMESSA
Gentile Cliente, potenziale Cliente/Fornitore,
ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679), La informiamo che i dati
personali da Lei forniti, nell’ambito del rapporto in essere, saranno trattati nel rispetto della normativa sopra richiamata e
degli obblighi di riservatezza cui è ispirata la nostra attività. Il trattamento dei Suoi dati personali (e/o di terzi da Lei
comunicati) sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, di minimizzazione, di limitazione delle finalità e
della conservazione, e verranno utilizzate misure di sicurezza atte a garantire l’integrità e la riservatezza ed evitare l’indebito
accesso a soggetti terzi o a personale non autorizzato, a tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
INDICAZIONE DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento dei dati personali è Panaro Srl, nella persona del legale rappresentante pro tempore, Tel. +39
059.793.340, e-mail [email protected].
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Il Responsabile della protezione dei dati è il Dott. Cesare Grandi, domiciliato per la presente carica presso Eco Sistemi Srl,
Via Caselline n. 609 – 41058 Vignola (MO) ed è contattabile ai seguenti recapiti: e-mail [email protected].
Il Responsabile della Protezione dei Dati costituisce il punto di contatto per gli interessati che vogliano ricevere informazioni
sul trattamento dei propri dati e/o per l’Autorità di controllo.
DATI OGGETTO DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento La informa che saranno trattati le seguenti tipologie di dati:
Dati personali di cui all’art. 4, paragrafo 1, del Regolamento (UE) 2016/679, ovvero qualsiasi informazione
riguardante una persona fisica identificata o identificabile.
Categorie particolari di dati di cui all’art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679; rientrano in tale categoria i dati
personali che rivelano l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o
l'appartenenza sindacale, nonché il trattamento di dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo
univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA
I Suoi dati personali saranno trattati per finalità connesse alla gestione degli ordinari rapporti amministrativi, tecnici e
commerciali; ad esempio: preventivazione, compilazione di liste anagrafiche, la tenuta della contabilità clienti/fornitori, la
fatturazione e gestione pagamenti, la gestione delle spedizioni, comunicazioni sia con mezzi cartacei che informatici
(marketing sia diretto che indiretto), la possibile acquisizione di immagini (videosorveglianza). I Suoi dati potranno essere
trattati per finalità interne di statistica e ricerca di mercato oltre che per le finalità del nostro Sistema di Gestione della
Qualità.
I Suoi dati, inoltre, potranno essere comunicati a soggetti terzi, per esigenze tecniche ed operative strettamente collegate alle
finalità sopra enunciate ed in particolare alle seguenti categorie di soggetti:
a) enti, professionisti, società od altre strutture da noi incaricate dei trattamenti connessi all'adempimento degli obblighi
amministrativi, contabili, assicurativi, tecnici e gestionali legati all'ordinario svolgimento della nostra attività economica,
anche per finalità di recupero credito;
b) professionisti, società od altre strutture da noi incaricate dei trattamenti connessi ad attività di marketing diretto ed
indiretto legati all'ordinario svolgimento della nostra attività economico - commerciale;
c) alle pubbliche autorità ed amministrazioni per le finalità connesse all'adempimento di obblighi legali;
d) banche, istituti finanziari o altri soggetti ai quali il trasferimento dei suddetti dati risulti necessario allo svolgimento
dell'attività della nostra azienda in relazione all'assolvimento, da parte nostra, delle obbligazioni contrattuali assunte
nei Vs. confronti;
e) fornitori di servizi di installazione, assistenza e manutenzione di impianti e sistemi informatici e telematici e di tutti i
servizi funzionalmente connessi e necessari per adempiere a quanto oggetto del Contratto, oltre che strumentali
all’organizzazione dell’attività amministrativa e commerciale;
f) fornitori di servizi (installazione, assistenza e manutenzione di impianti) funzionalmente connessi e/o necessari ai fini
dell’adempimento di quanto contrattualmente previsto, anche in riferimento al D. Lgs. 81/08.
Il mancato conferimento dei dati personali e di taluni consensi al trattamento dati comporterà l'impossibilità, da parte nostra,
di dar corso al contratto ed agli adempimenti connessi, nonché di gestire correttamente le reciproche relazioni commerciali.
Sulla base del consenso da Lei liberamente e chiaramente espresso, Le segnaliamo che potremmo inviarle comunicazioni
commerciali e/o promozionali relative a prodotti e servizi da noi proposti.
Il trattamento dei dati personali raccolti - ivi comprese eventuali dati sensibili “categorie particolari di dati” e relativi a origine
nazione, necessita del consenso da Lei liberamente e chiaramente espresso in calce alla presente informativa -, avviene per le
finalità sopra descritte.
FINALITÀ ULTERIORI DEL TRATTAMENTO
In funzione del Suo esplicito e manifesto consenso, da esercitare compilando la presente informativa nella sua parte finale, i
Suoi dati personali potranno inoltre essere trattati per ciascuna delle seguenti finalità:
• invio tramite e-mail, posta, sms, contatti telefonici, newsletter, di comunicazioni commerciali e/o promozionali o di
materiale pubblicitario su prodotti forniti dalla nostra azienda o comunicazioni per la rilevazione del grado di
soddisfazione e sulla loro qualità (cd marketing diretto);
• svolgimento attività di carattere informativo, commerciale, pubblicitario, promozionale anche con l’invio di
comunicazioni mediante l’utilizzo di mezzi informatici o cartacei (cd marketing indiretto), oltre alla possibile
trasmissione dei Suoi dati a soggetti terzi (ad esempio: business partner)
• possibile acquisizione di immagini (dati personali) ai fini della sicurezza e tutela del patrimonio e delle persone oltre
che per sicurezza privata (videosorveglianza);
• creazione di un Suo profilo commerciale e/o per l’analisi delle Sue preferenze, abitudini o scelte di consumo.
NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati personali ed il conseguente loro trattamento da parte del Titolare, per le finalità di cui sopra, sono
processi necessari per l’instaurazione, la prosecuzione e per la corretta gestione del rapporto tra Titolare ed Interessato o
devono intendersi come obbligatori in base a legge, regolamento o normativa comunitaria; l’eventuale rifiuto a fornire i dati
personali richiesti potrà causare l’impossibilità, in tutto o in parte, di perfezionare e di gestire il rapporto in essere o in
divenire.
MODALITÀ DI TRATTAMENTO DI DATI
I dati personali saranno trattati – dagli incaricati al trattamento – con strumenti manuali, informatici e telematici nell’ambito
ed in ragione delle finalità sopra specificate, sempre nel rispetto della sicurezza e riservatezza degli stessi (anche in
conformità e ai provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali). Nello specifico il trattamento dei dati avverrà
mediante modalità e strumenti idonei a garantirne la sicurezza (art. 24, 25 e 32 Reg. Ue 679/2016) e sarà effettuato anche
attraverso processo automatizzato ed attraverso mezzi non automatizzati (archivi cartacei), a cui saranno applicate tutte le
misure tecniche ed organizzative atte a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.
Il trattamento dei dati personali avverrà:
▪ attraverso la intranet aziendale, mediante la quale si potranno effettuare operazioni che interessano i dati personali
compresi quelli di natura sensibile;
▪ da soggetti autorizzati all’assolvimento di tali compiti, preventivamente identificati, opportunamente istruiti e
incaricati del trattamento dei dati personali (anche tramite consulenti esterni o società terze nominate responsabili
del trattamento);
▪ con l’impiego di misure di sicurezza atte a garantire l’integrità e la riservatezza del soggetto interessato cui i dati si
riferiscono, e a evitare l’indebito accesso a soggetti terzi o a personale non autorizzato.
I Suoi dati personali saranno trattati esclusivamente per la gestione contrattuale le cui basi giuridiche sono rinvenibili nel
rispetto della legislazione vigente e nel principio della minimizzazione dei dati (es. divieto di trattare dati personali non
strettamente attinenti l’attività lavorativa, ecc…) e/o nell’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali adottate su Sua
richiesta e/o nell’adempiere a obblighi legali ai quali è soggetto lo scrivente Titolare o per interessi legittimi dello stesso
(prevenzione e gestione delle frodi, tutela del patrimonio aziendale, sicurezza delle reti e delle informazioni).
Previo Suo consenso i Suoi dati personali saranno sottoposti a processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.
Previo Suo consenso la Sua immagine potrà essere oggetto di diffusione in riferimento ad attività promozionali cartacee,
social network ecc… oltre che per pubblicazioni on-line, esclusivamente attraverso la Sua libera manifestazione di consenso.
TRASFERIMENTO ALL’ESTERO
I Suoi dati personali potranno essere trasferiti all’estero, anche in paesi extraUE, ai fini del corretto svolgimento del rapporto
commerciale, ovvero per l’ordinario svolgimento della nostra attività economica, oltre che per la condivisione degli stessi con
società controllate o facenti parte del Gruppo societario o perché trattati attraverso l’utilizzo di tool o software di società terze
che utilizzano tecnologie in cloud, purché tali Paesi assicurino livelli di tutela normativa adeguati. Il trasferimento dei dati
personali verso i Paesi che non appartengono all'Unione Europea e che non assicurano livelli di tutela adeguati saranno
eseguiti solo previa conclusione tra il Titolare e detti soggetti terzi di specifici contratti contenenti clausole di salvaguardia e
garanzie appropriate per la protezione dei dati personali (es. clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione
europea), ovvero solo in presenza di altro requisito conforme alla normativa italiana ed europea applicabile.
AMBITO DI COMUNICAZIONE
I Suoi dati potranno essere comunicati dal Titolare a tutti i soggetti cui sia riconosciuta dalla legge o dalla normativa
secondaria la facoltà di accedere a detti dati, quali ad esempio:
▪ INPS o INAIL;
▪ Istituti bancari e finanziari, Compagnie e/o Broker di assicurazioni;
▪ CAF (ai fini dell’assistenza fiscale);
▪ Organi di Controllo;
▪ Organizzazioni sindacali e/o patronali;
▪ Organismi paritetici in materia di lavoro;
▪ Fondi di Previdenza Aziendale;
▪ Amministrazione Finanziaria;
▪ Azienda Sanitarie Locali competenti;
▪ Ministero Difesa – CMO;
▪ Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti;
▪ Ministero dell’Economia e delle Finanze;
▪ Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali;
▪ ISTAT;
▪ Tribunali e Uffici giudiziari, Avvocatura Generale e Distrettuale dello Stato, Corte dei conti;
▪ Organi preposti alla vigilanza in materia sanitaria o, ai fini investigativi, di Polizia Giudiziaria;
▪ Persone, società o studi professionali che prestino attività di assistenza e consulenza in materia contabile,
amministrativa, legale, tributaria e finanziaria, salute e sicurezza sul lavoro;
▪ Fornitori (persone, società, studi professionali, etc.) che svolgono servizi funzionalmente connessi e necessari per il
regolare svolgimento delle attività lavorative;
▪ Enti pubblici;
▪ Associazioni di imprenditori o di imprese;
▪ Clienti e fornitori (società, Datori di Lavoro, persone, etc.);
▪ Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura.
AMMINISTRATORI DI SISTEMA E DIFFUZIONE DELLE IMMAGINI
La scrivente ha altresì individuato alcune figure professionali che, in qualità di amministratori di sistema, sono preposte alla
gestione e manutenzione dei sistemi di elaborazione dati con cui vengono effettuati trattamenti di dati personali. Gli estremi
identificativi degli amministratori di sistema con l’elenco delle funzioni ad essi attributi sono riportati in un documento interno,
consultabile presso la Direzione Aziendale.
I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione, mentre la Sua immagine potrà essere oggetto di diffusione
(pubblicazioni cartee, social network, sito aziendale ecc ….) esclusivamente attraverso la Sua libera manifestazione di
consenso.
DURATA DELLA CONSERVAZIONE
I dati personali saranno trattati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi e le finalità in precedenza
elencate. I criteri utilizzati per determinare il periodo di conservazione sono stabiliti da:
▪ specifiche norme di legge che regolamentano il rapporto di lavoro;
▪ dalla legge italiana in materia di prescrizione anche tutela degli interessi legittimi del Titolare (art. 2946 cc, 2947,
co. 1 e 3 c.c.), ivi inclusi i termini di prescrizione per i dati di natura contributiva e previdenziale;
▪ dalla normativa civilistica e fiscale per quanto riguarda il trattamento dei dati amministrativo-contabili.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
Ai sensi degli articoli 13, comma 2, e da 15 a 21 del Regolamento UE 2016/679, La informiamo che in merito al trattamento
dei Suoi dati personali Lei potrà esercitare i seguenti diritti:
a) Diritto di ottenere l’accesso ai dati personali ed alle seguenti informazioni:
▪ la conferma che sia o meno in corso il trattamento di propri dati personali;
▪ le finalità del trattamento;
▪ le categorie di dati personali;
▪ i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati;
▪ qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
▪ l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione;
▪ una copia dei dati personali oggetto di trattamento.
b) Diritto di rettifica ed integrazione dei dati personali;
c) Diritto alla cancellazione dei dati («diritto all'oblio») se sussiste uno dei seguenti motivi:
- i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
- l’interessato revoca il consenso al trattamento dei dati e non sussiste altro fondamento giuridico per il
trattamento; - l'interessato si oppone al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al
trattamento; - i dati personali sono stati trattati illecitamente;
- i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o
dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento.
Il titolare del trattamento, se ha reso pubblici dati personali ed è obbligato a cancellarli, deve informare gli altri titolari
che trattano i dati personali della richiesta di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei Suoi dati.
d) Diritto alla limitazione del trattamento nel caso in cui: - l'interessato contesti l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per
verificare l'esattezza di tali dati personali; - il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia
limitato l'utilizzo; - benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono
necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; - l'interessato si è opposto al trattamento, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi
legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.
e) Diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le
indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità www.garanteprivacy.it.
f) Diritto alla portabilità del dato ovvero il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da
dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento ed eventualmente
trasmetterli a un altro titolare del trattamento, qualora il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia
effettuato con mezzi automatizzati. Ove tecnicamente possibile, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione
diretta dei dati da un titolare del trattamento ad un altro.
g) Diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali, compresa la profilazione, in particolare nel
caso in cui: - il trattamento avviene sulla base del legittimo interesse del titolare, previa esplicitazione dei motivi
dell’opposizione; - i dati personali sono trattati per finalità di marketing diretto.
h) Diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la
profilazione, salvo nei casi in cui la decisione: sia necessaria per la conclusione o l'esecuzione di un contratto tra
l'interessato e un titolare del trattamento, sia autorizzata dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il
titolare del trattamento o si basi sul consenso esplicito dell’interessato.
i) Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento.
L’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito.
MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI
L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando una e-mail all’indirizzo [email protected]
(specificando nell’oggetto “Privacy”).